Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjun asuntomyymälässä ja yleisesti Kiinteistömaailma-ketjun toiminnassa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (jäljempänä "Asuntomyymälä") asiakasrekisteristä.
Tämä seloste koskee vain Kiinteistömaailma-ketjussa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Kiinteistömaailma Oy tai Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat asuntomyymälät luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Kiinteistömaailma Oy:llä tai Asuntomyymälällä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.
Kiinteistömaailma on valtakunnallinen kiinteistönvälitysketju, jossa työskentelee noin 700 asuntokaupan ammattilaista noin 100 asuntomyymälässä ympäri Suomen. Asuntomyymälät ovat itsenäisten franchisingyrittäjien omistamia osakeyhtiöitä ja Kiinteistömaailma Oy vastaa ketjuohjauksesta.
Asiakastietojen käsittelystä ja velvollisuuksista Kiinteistömaailma Oy:n ja asuntomyymälöiden välillä on sovittu tarkemmin franchising-sopimuksissa.
Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten
Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (y-tunnus: 1968832-7)
Gneissitie 10
01150 Sipoo
Sanna Suni c/o Kiinteistömaailma Oy
Osoite: Unioninkatu 30, 00100 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen (kuten asunnon myyntitoimeksianto) hoitamista varten.
Teknisesti Asuntomyymälän tiedot sijaitsevat Kiinteistömaailma-ketjun yhteisissä tietojärjestelmissä.
Muiden asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Kiinteistömaailma Oy. Kiinteistömaailma Oy:n käsittelee henkilötietoja asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen ja hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, kuten asiakasviestintään.
Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteesta, joka on saatavilla täältä.
Asuntomyymälän käsittelyperusteet ovat Asuntomyymälää velvoittava lainsäädäntö. rekisteröidyn ja Asuntomyymälän välinen sopimus, sekä Asuntomyymälän oikeutettu etu (toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, kuten asuntonäyttöjen järjestäminen).
Asuntomyymälä on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa. Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja Asuntomyymälän kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.
Asuntomyymälä on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja myös Asuntomyymälän rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja esimerkiksi suostumuksen tai ns. oikeutetun edun perusteella. Kiinteistömaailma Oy:n käsittelyn oikeusperusteet on esitetty tarkemmin Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteessa.
Asuntomyymälän omassa rekisterissä käsitellään ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa:
Perustiedot, kuten
Rekisteröidyn Asuntomyymälälle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten
Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
Muut asiakkuuteen perustuvat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja Kiinteistömaailma-ketjun sähköisten palveluiden asiointitiedot, kerää Kiinteistömaailma Oy. Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteessa.
Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään ja kun rekisteröity käyttää Kiinteistömaailma-ketjun palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien muiden asuntomyymälöiden toiminnan kautta.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Asuntomyymälän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Asuntomyymälän käsittelemiä henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Mikäli välitettävänä oleva kohde koskee arava- tai korkotukiasuntoa, rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan asunnon sijaintikunnalle.
Kiinteistömaailma Oy:n keräämät henkilötiedot ovat Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden käytössä ketjun toiminnan järjestämiseksi. Lähtökohtaisesti asuntomyymälät käsittelevät Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteesta.
Kiinteistömaailma Oy:n lisäksi Asuntomyymälä voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Asuntomyymälä on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Asuntomyymälä on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia sekä EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-US Data Privacy Framework). Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun tietosuojavastaavaan.
Asuntomyymälä sekä Kiinteistömaailma Oy säilyttävät henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kiinteistömaailma Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Kiinteistömaailma Oy:n säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.
Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.
Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Asuntomyymälältä sekä Kiinteistömaailma Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Asuntomyymälä tai Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Asuntomyymälä ja Kiinteistömaailma Oy voivat periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Asuntomyymälä ja Kiinteistömaailma Oy toimittavat tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Asuntomyymälältä ja Kiinteistömaailma Oy:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.
Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt ovat osoitettava yllä kohdassa 4 mainitulle yhteyshenkilölle.
Mikäli Asuntomyymälä tai Kiinteistömaailma Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Asuntomyymälän tai Kiinteistömaailma Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset osoitteesta: www.tietosuoja.fi.
Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Asuntomyymälän ja Kiinteistömaailma Oy:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Asuntomyymälälle tai Kiinteistömaailma Oy:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.
Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö saattaa velvoittaa Asuntomyymälää keräämään tietyt tiedot). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, niin tämä saattaa myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.
Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan lain mukaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.
This notice describes how customer data is processed by real estate agencies belonging to the Kiinteistömaailma chain and generally in connection with the Kiinteistömaailma chain's operations. This notice also serves as the information document regarding the customer file of Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (the "Real Estate Agency") as required by the EU's General Data Protection Regulation (EU) 2016/679.
This notice applies only to processing of personal data carried out within the Kiinteistömaailma chain. This notice does not apply to data processing carried out by third parties to which Kiinteistömaailma Oy or the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain have disclosed personal data in connection with their business operations. Neither Kiinteistömaailma Oy nor the Real Estate Agency has any control over the actions of these independent controllers, and therefore data subjects are advised to review the principles that apply to the processing of personal data performed by such third parties. Additional information regarding such third parties is provided in this notice.
Kiinteistömaailma is a nationwide real estate agency chain employing a total of some 700 real estate professionals at approximately 100 real estate agencies around Finland. The real estate agencies are independent limited liability companies owned by franchisors while Kiinteistömaailma Oy is responsible for chain operations.
More detailed provisions regarding the processing of customer data and the obligations of Kiinteistömaailma Oy and the real estate agencies are set out in the franchising agreements.
In addition to the practices described above, all companies that belong to the Kiinteistömaailma chain are always obliged to comply with applicable mandatory laws, such as
Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (business ID: 1968832-7)
Gneissitie 10
01150 Sipoo
Sanna Suni c/o Kiinteistömaailma Oy
Address: Unioninkatu 30, 00100 Helsinki
Email: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
The Real Estate Agency processes personal data in order to carry out specific assignments (such as an assignment to sell an apartment).
The personal data controller by the Real Estate Agency is technically stored in the Kiinteistömaailma chain's shared data systems.
Kiinteistömaailma Oy acts as the controller of any other customer data. Kiinteistömaailma Oy processes personal data in order to administer, manage, develop and analyse its client relationships and other comparable relationships, and to carry out customer communications.
A more detailed description of how Kiinteistömaailma Oy processes personal data is provided in Kiinteistömaailma Oy's privacy notice, which is available here.
The legal basis for the Real Estate Agency to process personal data is mandatory legislation, an agreement concluded between the data subject and the Real Estate Agency, and the legitimate interest of the Real Estate Agency (measures required in order to carry out an assignment, such as arranging for an apartment showing).
Pursuant to the Finnish Act on Real Estate Agencies and Rental Agencies (1075/2000), the Real Estate Agency is obliged to retain records of all assignments it receives. In addition, under the same Act, real estate and rental agencies must retain assignment records, assignment agreements and related appendices, offer documents, pamphlets and other documents related to its assignments for a period of five years after the conclusion of the relevant assignment. The Real Estate Agency processes personal data in order to comply with the aforementioned statutory obligation.
In addition, the Real Estate Agency is a reporting entity under the Finnish Act on Preventing Money Laundering and Terrorist Financing (444/2017) and, as such, obliged to know its customers pursuant to the said Act. As described in more detail below, the Real Estate Agency processes personal data also in order to comply with the statutory obligations related to the prevention of money laundering and terrorist financing that apply to the Real Estate Agency.
Kiinteistömaailma Oy processes personal data e.g. based on consent or its legitimate interest. The legal basis for Kiinteistömaailma Oy to process personal data is described in more detail in Kiinteistömaailma Oy's privacy notice.
The Real Estate Agency's own customer file includes the following personal data (information included in the assignment records):
Basic information, such as
Information related to the assignment received by the Real Estate Agency from the data subject and information related to carrying out the assignment, such as
Information on any changes made to the aforementioned information.
Kiinteistömaailma Oy will collect all other information related to the customer relationship, such as any consents given for direct marketing and information on how the customers use the Kiinteistömaailma chain's online services. A more detailed description of how Kiinteistömaailma Oy processes personal data is provided in Kiinteistömaailma Oy's privacy notice.
Personal data is primarily collected from the data subject. When the data subject uses the services provided by the Kiinteistömaailma chain, personal data may be collected from the data subject's terminal devices with the use of cookies or other corresponding technologies. In addition, personal data is collected through the operations of other real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain.
Personal data may be collected from and updated on the basis of other filing systems maintained by the Real Estate Agency and by companies that belong to the same group of companies and to the same financial consortium as well as from public authorities and companies that provide services related to personal data.
Personal data processed by the Real Estate Agency may be disclosed to the extent allowed and required by applicable legislation from time to time.
In the event that the property subject to the assignment is a state-subsidised apartment, the data subject's personal data will be disclosed to the municipality where the apartment is located.
Any personal data collected by Kiinteistömaailma Oy will be available to all real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain in order to facilitate their operations. The real estate agencies will primarily process the personal data recorded in Kiinteistömaailma Oy's customer file in accordance with the instructions and guidelines provided by Kiinteistömaailma Oy. A more detailed description of Kiinteistömaailma Oy's processing of personal data is provided in Kiinteistömaailma Oy's privacy notice.
In addition to Kiinteistömaailma Oy, the Real Estate Agency can also make use of other service providers (data processors) in its operations and transfer personal data to these entities in order for them to provide services or to carry out measures as instructed by the Real Estate Agency. The personal data processors may, for example, provide and maintain data systems or software or provide other data processing services. The Real Estate Agency has ensured, e.g. by concluding appropriate agreements, that personal data will only be processed in accordance with the written instructions provided by the controller and only for those data processing purposes that are set out in this privacy notice.
Personal data will primarily not be transferred outside the European Union or the European Economic Area, unless such transfer is necessary for the purposes for which personal data is processed as set out above or if the technical implementation of the data processing requires such transfer, in which case personal data will be transferred in compliance with the requirements set out in applicable personal data legislation and the EU-US Data Privacy Framework. In the event that personal data is transferred to a country that does not ensure an adequate level of data protection, such transfers will be subject to appropriate safeguards. Please contact the data protection officer referred to above in Section 4 for more information on these appropriate safeguards.
Both the Real Estate Agency and Kiinteistömaailma Oy retain personal data only for as long as it is necessary to fulfil the purposes for processing the personal data. In the event that the personal data relates to a specific assignment, the personal data will be retained only for as long as it must be retained in terms of the liability aspects of the relevant assignment. In practice, the retention period of each piece of personal data will be determined in accordance with applicable law, orders issued by public authorities or other guidelines (such as e.g. the Guidelines for Good Real Estate Brokerage Practice). Due to the obligations and liabilities arising from good real estate brokerage practice and applicable law with regard to a specific assignment, any information and documents that pertain to the assignment will primarily be retained for a period of ten (10) years from the conclusion of the assignment.
Other personal data will be retained for as long as the customer relationship remains active. Kiinteistömaailma Oy determines whether a specific client relationship is active based on e.g. the use of online services or communications had with the customer. A customer relationship will primarily be considered to have ended after one year has elapsed from the last communications had with the customer. Non-active personal data will be deleted from Kiinteistömaailma Oy's systems in connection with regular database updates.
The databases in which customer data are stored, are protected against external data breaches with firewalls, passwords and other technological measures. The databases and their back-up copies are located in locked premises.
Access rights are limited to those persons for whom access to the data contained in the customer file is necessary in order to carry out measures required by the purposes for processing personal data or otherwise for carrying out their duties.
The data subject is always entitled to receive confirmation from the Real Estate Agency and from Kiinteistömaailma Oy as to whether their personal data is being processed or not. In the event that the Real Estate Agency or Kiinteistömaailma Oy processes personal data, the data subject is entitled to receive a copy of any of their personal data that is being processed in addition to the information referred to in this document.
In the event that the data subject requests multiple copies, the Real Estate Agency and Kiinteistömaailma Oy may charge a reasonable fee for such copies based on administrative costs. In the event that the data subject submits such a request by electronic means, the Real Estate Agency and Kiinteistömaailma Oy will provide the data in a commonly used electronic form unless otherwise requested by the data subject.
Furthermore, the data subject is entitled to request from the Real Estate Agency and from Kiinteistömaailma Oy the rectification or erasure of their personal data in addition to being entitled to object to the processing of their personal data. The data subject is also always entitled to prohibit the processing of their personal data for the purposes of direct marketing.
All requests referred to in this section must be addressed to the contact person set out above in Section 4.
In the event that the Real Estate Agency or Kiinteistömaailma Oy processes any of the data subject's personal data based on their consent, the data subject is entitled to withdraw such consent.
The data subject is, at all times, entitled to file a complaint concerning the manner in which the Real Estate Agency or Kiinteistömaailma Oy processes their personal data with the applicable supervisory authority. The applicable supervisory authority is the Finnish Data Protection Ombudsman, whose website you can access at www.tietosuoja.fi.
The data subject must provide the required personal data in order to use the services provided by the Real Estate Agency and Kiinteistömaailma Oy. The Real Estate Agency or Kiinteistömaailma Oy may not be able to provide the data subject with a specific service requested thereby if the data subject does not provide the personal data required for the said service.
Under certain circumstances, the collection of personal data may also be based directly on law (e.g. money laundering provisions may require for the Real Estate Agency to collect specific personal data). In such case, the Real Estate Agency or Kiinteistömaailma Oy may not be able to provide the data subject with services if the data subject does not provide the required personal data.
Under law, the identifying information and other personal data of clients may be used for the prevention of money laundering and terrorist financing, the detection and investigation of terrorism as well as the investigation of such crimes that were committed to gain the property or proceeds of crime subject to money laundering or terrorist financing.
I denna beskrivning anges hur kunduppgifter behandlas i Kiinteistömaailma-kedjans bobutik och allmänt i Kiinteistömaailma-kedjans verksamhet. Beskrivningen utgör även ett informationsdokument för Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (senare "Bobutik") kundregister i enlighet med vad som förutsätts av EU:s dataskyddsförordning (EU) 2016/679.
Denna beskrivning gäller endast behandling av personuppgifter som sker inom Kiinteistömaailma-kedjan, men inte behandling av uppgifter som utförts av sådana tredje parter till vilka Kiinteistömaailma Oy eller de bobutiker som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan överlåtit personuppgifter till i samband med sin affärsverksamhet. Kiinteistömaailma Oy eller Bobutiken har ingen kontroll över verksamheten hos sådana självständiga registeransvariga och därför uppmanas de registrerade att även ta del av dessa tredje parters principer gällande behandling av personuppgifter. Tilläggsuppgifter om dessa tredje parter har uppgetts i denna beskrivning.
Kiinteistömaailma är en riksomfattande fastighetsförmedlingskedja med ungefär 700 bostadsaffärsspecialister i ca 100 bobutiker runtom i Finland. Bobutikerna är aktiebolag som ägs av självständiga franchising-företagare och Kiinteistömaailma Oy ansvarar för kedjestyrningen.
Behandlingen av kunduppgifter och skyldigheterna mellan Kiinteistömaailma Oy och bobutikerna har avtalats närmare om i franchising-avtalen.
Förutom ovan nämnda praxis är företagen som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan alltid skyldiga att följa tvingande lagstiftning som gäller dem, t.ex.
Helsingin Ykköskiinteistöt Oy (FO-nummer: 1968832-7)
Gneissitie 10
01150 Sipoo
Sanna Suni c/o Kiinteistömaailma Oy
Adress: Unionsgatan 30, 00100 HELSINGFORS
E-post: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
Bobutiken behandlar personuppgifter i syfte att sköta enskilda uppdrag (t.ex. försäljningsuppdrag av bostad).
Tekniskt befinner sig Bobutikens uppgifter i Kiinteistömaailma-kedjans gemensamma datasystem.
Angående övriga kunduppgifter fungerar Kiinteistömaailma Oy som registeransvarig. Kiinteistömaailma Oy behandlar personuppgifter för att sköta och förvalta, utveckla och analysera kundrelationer och övriga relationer som genom annan saklig anknytning motsvarar en kundrelation, t.ex. inom kundkommunikation.
En mera detaljerad beskrivning av Kiinteistömaailma Oy:s behandling av personuppgifter har presenterats i Kiinteistömaailma Oy:s dataskyddsbeskrivning som är tillgänglig här.
Bobutikens behandlingsgrunder är den lagstiftning som förpliktar Bobutiken, avtalet mellan den registrerade och Bobutiken samt Bobutikens berättigade intresse (nödvändiga åtgärder för att sköta uppdraget, t.ex. ordnande av bostadsvisningar).
Bobutiken är med stöd av lagen om fastighetsförmedlingsrörelser och rörelser för förmedling av hyreslägenheter och hyreslokaler (2000/1075) skyldig att föra dagbok över mottagna uppdrag. Enligt lagen i fråga ska en förmedlingsrörelse även förvara uppdragsdagboken, uppdragsavtalen inklusive bilagor, offerthandlingar, broschyrer och övriga handlingar som berör uppdraget i fem år efter att uppdraget upphört. Bobutiken behandlar personuppgifter i syfte att följa Bobutikens lagstadgade skyldighet i fråga.
Bobutiken är även enligt lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism (444/2017) rapporteringsskyldig och därmed enligt ifrågavarande lagstiftning skyldig att identifiera sina kunder. Bobutiken behandlar personuppgifter till den del som beskrivits mera i detalj nedan även i syfte att följa de lagstadgade skyldigheterna i anslutning till förhindrande av penningtvätt och terrorism.
Kiinteistömaailma Oy behandlar personuppgifter exempelvis utgående från samtycke eller s.k. berättigat intresse. Kiinteistömaailma Oy:s rättsliga grunder för behandling har presenterats mera i detalj i Kiinteistömaailma Oy:s dataskyddsbeskrivning.
I Bobutikens eget register behandlas uppgifter i den s.k. uppdragsdagboken i följande omfattning:
Grunduppgifter, t.ex.
Uppgifter som hänför sig till det uppdrag som den registrerade gett Bobutiken och dess skötsel, såsom
Ändringsuppgifter om de uppgifter som specificerats ovan.
Övriga uppgifter som baserar sig på kundrelationen, såsom direktmarknadsföringstillstånd och ärendehanteringsuppgifter för Kiinteistömaailma-kedjans elektroniska tjänster samlas in av Kiinteistömaailma Oy. En mera detaljerad beskrivning av Kiinteistömaailma Oy:s behandling av personuppgifter har presenterats i Kiinteistömaailma Oy:s dataskyddsbeskrivning.
Utgångspunkten är att personuppgifter samlas in från den registrerade själv och när den registrerade använder Kiinteistömaailma-kedjans tjänster, då personuppgifter kan samlas in även från den registrerades terminaler med hjälp av kakor (cookies) eller övrig motsvarande teknik. Därutöver samlas personuppgifter in via de till Kiinteistömaailma-kedjan tillhörande övriga bobutikernas verksamhet.
Personuppgifter kan samlas in och uppdateras även från Bobutikens och övriga register hos bolag som vid respektive tidpunkt tillhör samma koncern och samma ekonomiska sammanslutning samt från myndigheter och företag som erbjuder personuppgiftstjänster.
Personuppgifter som behandlas av Bobutiken kan överlåtas inom de begränsningar som gällande lagstiftning tillåter och förpliktar vid respektive tidpunkt.
Om förmedlingsobjektet gäller en arava- eller räntestödsbostad, överlåts den registrerades personuppgifter till den kommun där bostaden är belägen.
Uppgifterna som Kiinteistömaailma Oy samlat in är tillgängliga för bobutikerna som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan i syfte att genomföra kedjans verksamhet. Utgångspunkten är att bobutikerna behandlar uppgifterna i Kiinteistömaailma Oy:s kundregister i enlighet med Kiinteistömaailma Oy:s anvisningar och bestämmelser. En mera detaljerad beskrivning av Kiinteistömaailma Oy:s behandling har presenterats i Kiinteistömaailma Oy:s dataskyddsbeskrivning.
Förutom Kiinteistömaailma Oy kan Bobutiken använda i sin verksamhet även andra serviceleverantörer (handläggare av personuppgifter) och överföra personuppgifter till dessa parter i syfte att förverkliga sådana tjänster eller uppgifter som Bobutiken anvisat dem. Till personuppgiftshandläggarnas uppgifter kan höra ärenden som gäller t.ex. erbjudande och upprätthållande av datasystem och program samt erbjudande av övriga databehandlingstjänster. Bobutiken har bland annat genom avtalsmässiga arrangemang säkerställt att personuppgifter behandlas endast utgående från registeransvariges skriftliga anvisningar och endast för sådana behandlingssyften som fastställts i denna dataskyddsbeskrivning.
Uppgifter överförs i regel inte utanför Europeiska unionens medlemsländer eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt för behandling av personuppgifter för syften som nämnts ovan eller för det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifterna, varmed kraven i personuppgiftslagstiftningen samt ramverket för dataskydd mellan EU och Förenta Staterna (EU-US Data Privacy Framework) följs vid överförandet av uppgifterna. Ifall personuppgifter överförs till länder där en tillräcklig dataskyddsnivå inte garanterats, grundar sig överföringen på ändamålsenliga skyddsåtgärder. Den registrerade kan begära tilläggsinformation om de ändamålsenliga skyddsåtgärderna genom att kontakta den dataskyddsansvarige som nämnts i punkt 4.
Bobutiken samt Kiinteistömaailma Oy lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till behandlingssyftena. Ifall personuppgifterna gäller ett uppdrag, lagras uppgifterna så länge det är nödvändigt med tanke på ansvarsfrågor i anslutning till uppdraget. Lagringstiden för en enskild uppgift fastställs i praktiken utgående från lämplig lagstiftning, myndighetsbestämmelse eller övriga anvisningar (t.ex. Anvisningar om god förmedlingspraxis). På grund av förpliktelse- och ansvarsfrågor i anslutning till ett uppdrag som grundar sig på god förmedlingspraxis och lagstiftning, lagras uppgifter och handlingar som gäller ett uppdrag i regel i tio (10) år efter att uppdraget upphört.
Angående övriga personuppgifter lagras uppgifterna under den tid den aktiva kundrelationen fortgår. Kiinteistömaailma Oy fastställer den aktiva kundrelationen t.ex. utgående från användningen av webbtjänster samt kontakter, och i regel anses kundrelationen upphöra ett år efter den sista kontakten med kunden. Icke-aktiva personuppgifter avlägsnas i samband med Kiinteistömaailma Oy:s regelbundna databaskörningar.
Databaser i anslutning till registret har skyddats mot externa dataintrång genom brandmurar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaser och deras säkerhetskopior är placerade i låsta utrymmen.
Användarbefogenheter har begränsats till de personer som behöver få tillgång till registeruppgifterna för att genomföra behandlingssyften för registret eller för att i övrigt uträtta sina arbetsuppgifter.
Den registrerade har alltid rätt att få en bekräftelse från Bobutiken och Kiinteistömaailma Oy över att personuppgifter som gäller denne behandlas eller att de inte behandlas. Om Bobutiken eller Kiinteistömaailma Oy behandlar personuppgifter, har den registrerade rätt att förutom de uppgifter som beskrivits i detta dokument även få en kopia av de personuppgifter som behandlas.
Om den registrerade begär flera kopior, kan Bobutiken och Kiinteistömaailma Oy uppbära för dem en rimlig avgift som grundar sig på administrativa kostnader. Om den registrerade begär en kopia elektroniskt, skickar Bobutiken och Kiinteistömaailma Oy uppgifterna i ett allmänt vedertaget elektroniskt format, förutsatt att den registrerade inte begärt något annat.
Den registrerade har även rätt att begära att Bobutiken och Kiinteistömaailma Oy korrigerar eller avlägsnar de personuppgifter som gäller denne själv eller att begränsa behandlingen av personuppgifter samt att motsätta sig sådan behandling. Den registrerade har även alltid rätt att vägra behandlingen av sina personuppgifter för direkt marknadsföring.
Samtliga begäran som avses i denna punkt ska riktas till kontaktpersonen som nämnts ovan i punkt 4.
Om Bobutiken eller Kiinteistömaailma Oy behandlar den registrerades personuppgifter utgående från samtycke, har den registrerade rätt att återkalla samtycket.
Den registrerade har alltid rätt att anföra klagomål över Bobutikens eller Kiinteistömaailma Oy:s behandling av personuppgifter hos den relevanta tillsynsmyndigheten. Tillsynsmyndigheten är dataombudsmannen, vars webbplats är tillgänglig på www.tietosuoja.fi.
Angivandet av nödvändiga personuppgifter är en förutsättning för att använda Bobutikens och Kiinteistömaailma Oy:s tjänster. Om den registrerade inte uppger Bobutiken eller Kiinteistömaailma Oy de personuppgifter som är nödvändiga för en enskild tjänst, kan den registrerade nödvändigtvis inte erbjudas den tjänst som den registrerade önskar.
I vissa fall kan insamlingen av personuppgifter även basera sig direkt på lagen (t.ex. lagstiftningen om förhindrande av penningtvätt kan eventuellt förplikta Bobutiken till att samla in vissa uppgifter). Om den registrerade i ett sådant fall vägrar att ange uppgifterna, kan detta även förhindra erbjudande av tjänster till den registrerade.
Uppgifter som gäller kundkontroll och andra personuppgifter kan enligt lag användas till att förhindra, avslöja eller utreda penningtvätt och finansiering av terrorism och till att till förundersökning eller brottsutredning föra penningtvätt, finansiering av terrorism och det brott genom vilket de tillgångar eller vinning av brott har erhållits som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism.