Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjun toiminnassa. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisteristä. Lisäksi selosteessa esitetään EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietoja.
Tämä seloste koskee vain Kiinteistömaailma-ketjussa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Kiinteistömaailma Oy tai Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat asuntomyymälät luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Kiinteistömaailma Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.
Kiinteistömaailma on valtakunnallinen kiinteistönvälitysketju, jossa työskentelee noin 700 asuntokaupan ammattilaista noin 100 asuntomyymälässä ympäri Suomen. Asuntomyymälät ovat itsenäisten franchisingyrittäjien omistamia osakeyhtiöitä ja Kiinteistömaailma Oy vastaa ketjuohjauksesta.
Asiakastietojen käsittelystä ja velvollisuuksista Kiinteistömaailma Oy:n ja asuntomyymälöiden välillä on sovittu tarkemmin franchising-sopimuksissa.
Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten
Kiinteistömaailma Oy (y-tunnus: 0804835-9)
Unioninkatu 30
00100 HELSINKI
Puhelin: 0400 822 001
Sanna Suni
c/o Kiinteistömaailma Oy
Sähköposti: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti, sekä rekisteröityjä koskevien profiilien luominen rekisteröidyn toimintojen, kiinnostuksen kohteiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen analysoinnin perusteella.
Henkilötietoja käsitellään myös Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden ohjaukseen.
Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yritysten, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden, markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.
Kiinteistömaailma Oy:llä on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:
Kiinteistömaailma Oy:llä saattaa olla oikeus käsitellä asiakkaan tietoja useiden oikeusperusteiden perusteella.
Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:
Perustiedot, kuten
Rekisteröidyn asuntomyymälälle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten
Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden toiminnan kautta.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tiedot ovat Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden käytössä ketjun toiminnan järjestämiseksi. Lähtökohtaisesti asuntomyymälät käsittelevät Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Kiinteistömaailman asuntomyymälöiden tietosuojaselosteet ovat saatavilla täältä.
Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluville asuntomyymälöille muun muassa rekisteröidyn antaman toimeksiannon tai hänen pyytämän muun palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa.
Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden sekä muiden rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta.
Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP), jonka tietosuojaseloste on saatavilla osoitteesta www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Kiinteistömaailma voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.
Kiinteistömaailma Oy käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), joille Kiinteistömaailma Oy siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Kiinteistömaailma Oy on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Kiinteistömaailma Oy on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty. Sähköistä allekirjoituspalvelua käytettäessä henkilötietoja voidaan luovuttaa Signom Oy:lle, jonka tietosuojaseloste on saatavilla osoitteesta www.signom.com.
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia sekä EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-US Data Privacy Framework). Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun tietosuojavastaavaan.
Kiinteistömaailma Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.
Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kiinteistömaailma Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Kiinteistömaailma Oy:n säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.
Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.
Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.
Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kiinteistömaailma Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Kiinteistömaailma Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Kiinteistömaailma Oy toimittaa tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Kiinteistömaailma Oy:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.
Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle tietosuojavastaavalle.
Mikäli Kiinteistömaailma Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kiinteistömaailma Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset osoitteesta www.tietosuoja.fi.
Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Kiinteistömaailma Oy:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Kiinteistömaailma Oy:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja (esim. sähköpostiosoitetta hakuvahtiin), rekisteröity ei voi käyttää palvelua.
Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö saattaa velvoittaa Kiinteistömaailma Oy:tä tai asuntomyymälää keräämään tietyt tiedot). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.
Asiakkaan tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan lain mukaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.
This notice describes how Kiinteistömaailma Oy processes customer data in connection with the operations of Kiinteistömaailma chain. In addition, this notice serves as the privacy notice for Kiinteistömaailma Oy's customer file as required by the Finnish Personal Data Act, and presents information required under the EU's General Data Protection Regulation.
This notice applies only to processing of personal data carried out within the Kiinteistömaailma chain. This notice does not apply to data processing carried out by third parties to which Kiinteistömaailma Oy or the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain have disclosed personal data in connection with their business operations. Kiinteistömaailma Oy has no control over the actions of these independent controllers, and therefore data subjects are advised to review the principles that apply to the processing of personal data performed by such third parties. Additional information regarding such third parties is provided in this notice.
Kiinteistömaailma is a nationwide real estate agency chain employing a total of some 700 real estate professionals at approximately 100 real estate agencies around Finland. The real estate agencies are independent limited liability companies owned by franchisors while Kiinteistömaailma Oy is responsible for chain operations.
More detailed provisions regarding the processing of customer data and the obligations of Kiinteistömaailma Oy and the real estate agencies are set out in the franchising agreements.
In addition to the practices described above, all companies that belong to the Kiinteistömaailma chain are always obliged to comply with applicable mandatory laws, such as
Kiinteistömaailma Oy (business ID: 0804835-9)
Unioninkatu 30
00100 HELSINKI
Phone: 0400 822 001
Sanna Suni
c/o Kiinteistömaailma Oy
Email: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
Kiinteistömaailma Oy processes personal data in order to administer, manage, develop and analyse its client relationships and other comparable relationships, and to carry out customer communications, that may also be carried out by electronic means. Kiinteistömaailma Oy also processes personal data in order to compile profiles of the data subjects based on their actions and interests and an analysis of data acquired from external sources.
Personal data will also be processed for the purposes of planning, implementing, analysing and developing the business operations of Kiinteistömaailma Oy and any companies belonging to the same group of companies and to the same financial consortium, such as for the purposes of managing the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain.
In addition, personal data may be processed for the purposes of marketing Kiinteistömaailma Oy and any companies belonging to the same group of companies and to the same financial consortium, such as the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain, including for the purposes of conducting direct marketing, opinion surveys and market studies. Direct marketing may also be carried out by electronic means. Any content, communications, services or benefits provided for or other marketing communications targeted at the data subject may be tailored to the specific data subject's interests based on the relevant data subject's interests or actions and on a profile compiled on basis of them and on the basis of information gathered from other sources than the customer file.
Kiinteistömaailma Oy processes the personal data of its customers on the following legal basis:
Kiinteistömaailma Oy may be entitled to process its customers' personal data on the basis of several different legal bases.
The following categories of personal data may be stored to Kiinteistömaailma Oy's customer file:
Basic information, such as
Information related to the assignment received by the real estate agency from the data subject and information related to carrying out the assignment, such as
Other information regarding the customer relationship or other such relation, such as
Information on any changes made to the aforementioned information.
Personal data is collected directly from the data subject e.g. when the data subject uses the controller's services. Personal data may also be collected from the data subject's terminal devices with the use of cookies or other corresponding technologies. In addition, personal data will be collected through the operations of the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain.
Personal data may be collected from and updated on the basis of other customer files maintained by the controller and by companies that belong to the same group of companies and to the same financial consortium as well as from public authorities and companies that provide services related to personal data.
Personal data may be disclosed to the extent allowed and required by applicable legislation.
Any personal data stored in Kiinteistömaailma Oy's customer file will be available to all real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain in order to facilitate their operations. The real estate agencies will primarily process the personal data recorded in Kiinteistömaailma Oy's customer file in accordance with the instructions and guidelines provided by Kiinteistömaailma Oy. The privacy notices of the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain are available here.
Personal data may also be disclosed to the real estate agencies that belong to the Kiinteistömaailma chain e.g. in order to carry out an assignment given by the data subject or to provide other services requested thereby. In addition, personal data may be disclosed for other purposes if such purposes do not conflict with the purposes for data processing set out above.
Personal data may also be disclosed to other affiliates carefully selected by the real estate agencies or other controllers for such marketing purposes that support the customer file's purpose of use.
Information concerning a concluded transaction may be disclosed to the Central Federation of Finnish Real Estate Agencies (KVKL). KVKL will upload the information to its price monitoring service, whose privacy policy is available at www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Kiinteistömaailma may transfer personal data retained in its customer file to its own direct marketing registers after the relevant client relationship or other relationship has ended.
Kiinteistömaailma Oy makes use of service providers (personal data processors) in its operations to which Kiinteistömaailma Oy transfers personal data in order for them to provide services or carry out measures as instructed by Kiinteistömaailma Oy. The personal data processors e.g. provide and maintain data systems or software and provide other data processing services. Kiinteistömaailma Oy oy has ensured, e.g. by concluding appropriate agreements, that personal data will only be processed in accordance with the written instructions provided by the controller and only for those data processing purposes that are set out in this privacy notice. Personal data may be disclosed to Signom Oy in connection with the use of its electronic signature service. Signom Oy's privacy notice is available at www.signom.fi.
Personal data will primarily not be transferred outside the European Union or the European Economic Area, unless such transfer is necessary for the purposes for which personal data is processed as set out above or if the technical implementation of the data processing requires such transfer, in which case personal data will be transferred in compliance with the requirements set out in applicable personal data legislation and the EU-US Data Privacy Framework. In the event that personal data is transferred to a country that does not ensure an adequate level of data protection, such transfers will be subject to appropriate safeguards. Please contact the data protection officer referred to above in Section 4 for more information on these appropriate safeguards.
Kiinteistömaailma Oy retains personal data only for as long as it is necessary to fulfil the purposes for processing the personal data. In the event that the personal data relates to a specific assignment, the personal data will be retained only for as long as it must be retained in terms of the liability aspects of the relevant assignment. In practice, the retention period of each piece of personal data will be determined in accordance with applicable law, orders issued by public authorities or other guidelines (such as e.g. the Guidelines for Good Real Estate Brokerage Practice). Due to the obligations and liabilities arising from good real estate brokerage practice and applicable law with regard to a specific assignment, any information and documents that pertain to the assignment will primarily be retained for a period of ten (10) years from the conclusion of the assignment.
Other personal data will be retained for as long as the customer relationship remains active. Kiinteistömaailma Oy determines whether a specific client relationship is active based on e.g. the use of online services or communications had with the customer. A customer relationship will primarily be considered to have ended after one year has elapsed from the last communications had with the customer. Non-active personal data will be deleted from Kiinteistömaailma Oy's systems in connection with regular database updates.
The databases in which customer data are stored, are protected against external data breaches with firewalls, passwords and other technological measures. The databases and their back-up copies are located in locked premises.
Access rights are limited to those persons for whom access to the data contained in the customer file is necessary in order to carry out measures required by the purposes for processing personal data or otherwise for carrying out their duties.
The data subject is always entitled to receive confirmation from Kiinteistömaailma Oy as to whether their personal data is being processed or not. In the event that Kiinteistömaailma Oy processes personal data, the data subject is entitled to receive a copy of any of their personal data that is being processed, in addition to the information referred to in this document.
In the event that the data subject requests multiple copies, Kiinteistömaailma Oy may charge a reasonable fee for such copies based on administrative costs. In the event that the data subject submits such a request by electronic means, Kiinteistömaailma Oy will provide the data in a commonly used electronic form unless otherwise requested by the data subject.
Furthermore, the data subject is entitled to request Kiinteistömaailma Oy the rectification or erasure of their personal data in addition to being entitled to object to the processing of their personal data. The data subject is also always entitled to object to the processing of their personal data for the purposes of direct marketing.
All requests referred to in this section must be addressed to the data protection officer mentioned above.
In the event that Kiinteistömaailma Oy processes any of the data subject's personal data based on their consent, the data subject is entitled to withdraw such consent.
The data subject is, at all times, entitled to file a complaint concerning the manner in which Kiinteistömaailma Oy processes their personal data with the applicable supervisory authority. The applicable supervisory authority is the Finnish Data Protection Ombudsman, whose website you can access at https://tietosuoja.fi/en/home.
The data subject must provide the required personal data in order to use the services provided by Kiinteistömaailma Oy. In the event that the data subject does not provide the personal data required for a specific service to Kiinteistömaailma Oy (e.g. an email address to set an alert), the data subject cannot use the relevant service.
Under certain circumstances, the collection of personal data may also be based directly on law (e.g. money laundering provisions may require for Kiinteistömaailma Oy or a real estate agency to collect specific personal data). In such case, Kiinteistömaailma Oy may not be able to provide the data subject with services if the data subject does not provide the required personal data.
Under law, the identifying information and other personal data of clients may be used for the prevention of money laundering and terrorist financing, the detection and investigation of terrorism as well as the investigation of such crimes that were committed to gain the property or proceeds of crime subject to money laundering or terrorist financing.
I denna beskrivning anges hur kunduppgifter behandlas i Kiinteistömaailma-kedjans verksamhet. Beskrivningen är även en dataskyddsbeskrivning av Kiinteistömaailma Oy:s kundregister i enlighet med personuppgiftslagen. I beskrivningen anges även de uppgifter som förutsätts av EU:s dataskyddsförordning.
Denna beskrivning gäller endast behandling av personuppgifter som sker inom Kiinteistömaailma-kedjan, men inte behandling av uppgifter som utförts av tredje parter till vilka Kiinteistömaailma Oy eller sådana bobutiker som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan har överlåtit personuppgifter till i samband med sin affärsverksamhet. Kiinteistömaailma Oy har ingen kontroll över verksamheten hos sådana självständiga registeransvariga och därför uppmanas de registrerade att även ta del av dessa tredje parters principer gällande behandling av personuppgifter. Tilläggsuppgifter om dessa tredje parter har uppgetts i denna beskrivning.
Kiinteistömaailma är en riksomfattande fastighetsförmedlingskedja med ungefär 700 bostadsaffärsspecialister i ca 100 bobutiker runtom i Finland. Bobutikerna är aktiebolag som ägs av självständiga franchising-företagare och Kiinteistömaailma Oy ansvarar för kedjestyrningen.
Behandlingen av kunduppgifter och skyldigheterna mellan Kiinteistömaailma Oy och bobutikerna har avtalats om närmare i franchising-avtalen.
Förutom ovan nämnda praxis är företagen som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan alltid skyldiga att följa tvingande lagstiftning som gäller dem, t.ex.
Kiinteistömaailma Oy (FO-nummer: 0804835-9)
Unionsgatan 30
00100 HELSINGFORS
Telefon: 0400 822 001
Sanna Suni
c/o Kiinteistömaailma Oy
E-post: tietosuoja@kiinteistomaailma.fi
Kiinteistömaailma Oy behandlar personuppgifter för att sköta, förvalta, utveckla och analysera kundrelationer samt övriga relationer som genom annan saklig anknytning kan jämföras med en kundrelation, inklusive kommunikation med kunder som även kan utföras elektroniskt, samt för att skapa profiler som gäller de registrerade och som baserar sig på den registrerades verksamhet, intressen och analysering av datainnehåll utanför registret.
Personuppgifter behandlas även i syfte att planera, genomföra, analysera och utveckla Kiinteistömaailma Oy:s, och de företags som tillhör samma koncern och samma ekonomiska sammanslutning vid respektive tidpunkt, affärsverksamhet, t.ex. för styrning av bobutiker som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan.
Därutöver kan personuppgifter behandlas för Kiinteistömaailma Oy:s, och de företags som tillhör samma koncern och samma ekonomiska sammanslutning vid respektive tidpunkt, såsom bobutiker som hör till Kiinteistömaailma-kedjan, marknadsföring, inklusive direkt marknadsföring och opinions- och marknadsundersökningar. Direkt marknadsföring kan utföras även elektroniskt. Informationsinnehåll, kommunikation, tjänster och förmåner eller annan marknadsföringskommunikation som erbjuds de registrerade kan riktas och skräddarsys enligt den registrerades intressen eller verksamhet samt i enlighet med de profiler som skapats utgående från dessa och informationsinnehåll utanför registret.
Kiinteistömaailma Oy har rätt att behandla uppgifter som gäller kunder enligt följande grunder:
Kiinteistömaailma Oy kan ha rätt att behandla kundens uppgifter med stöd av flera rättsliga grunder
I Kiinteistömaailma Oy:s kundregister kan följande personuppgiftsgrupper behandlas:
Grunduppgifter, t.ex
Uppgifter som hänför sig till det uppdrag som den registrerade gett bobutiken och dess skötsel, exempelvis
Övriga uppgifter i anslutning till kundrelationen och annan saklig anknytning, exempelvis
Ändringsuppgifter om de uppgifter som specificerats ovan.
Personuppgifter samlas in från den registrerade själv bland annat genom att den registrerade använder registeransvariges tjänster. Personuppgifter kan även samlas in från den registrerades terminaler med hjälp av kakor (cookies) eller annan motsvarande teknik. Därutöver samlas personuppgifter in via de till Kiinteistömaailma-kedjan tillhörande bobutikernas verksamhet.
Personuppgifter kan samlas in och uppdateras även från övriga register hos bolag som vid respektive tidpunkt tillhör samma koncern och samma ekonomiska sammanslutning som den registeransvarige samt från myndigheter och företag som erbjuder personuppgiftstjänster.
Personuppgifter kan överlåtas inom de begränsningar som gällande lagstiftning tillåter och förpliktar vid respektive tidpunkt.
Uppgifterna i Kiinteistömaailma Oy:s kundregister är tillgängliga för bobutikerna som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan i syfte att genomföra kedjans verksamhet. Utgångspunkten är att bobutikerna behandlar uppgifterna i Kiinteistömaailma Oy:s kundregister i enlighet med Kiinteistömaailma Oy:s anvisningar och bestämmelser. Dataskyddsbeskrivningarna för Kiinteistömaailmas bobutiker är tillgängliga här.
Personuppgifter kan även överlåtas till bobutiker som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan bland annat i syfte att förverkliga ett uppdrag som den registrerade gett eller en övrig tjänst som denne begärt. Personuppgifter kan även överlåtas för andra syften som inte står i strid med de behandlingssyften för personuppgifter som nämnts ovan.
Därutöver kan uppgifter överlåtas till bobutiker som tillhör Kiinteistömaailma-kedjan samt till övriga samarbetsparter som omsorgsfullt valts av registeransvarige för sådana marknadsföringssyften som stöder registrets användningssyfte.
Uppgifter om en genomförd affär kan överlåtas till Centralförbundet för Fastighetsmäklarbranschen (KVKL) rf, där uppgifterna lagras i KVKL:s prisuppföljningstjänst (HSP), vars dataskyddsbeskrivning är tillgänglig på www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.
Kiinteistömaailma kan överföra uppgifter som registret innehåller till sina egna direktmarknadsföringsregister efter att kundrelationen eller en annan saklig anknytning upphört.
Kiinteistömaailma Oy använder i sin verksamhet serviceleverantörer (handläggare av personuppgifter), till vilka Kiinteistömaailma Oy överför personuppgifter i syfte att förverkliga sådana tjänster eller uppgifter som Kiinteistömaailma Oy anvisat dem. Till personuppgiftshandläggarnas uppgifter hör ärenden som gäller t.ex. erbjudande och upprätthållande av datasystem och program samt erbjudande av övriga databehandlingstjänster. Kiinteistömaailma Oy har bland annat genom avtalsmässiga arrangemang säkerställt att personuppgifter behandlas endast utgående från registeransvariges skriftliga anvisningar och endast för sådana behandlingssyften som fastställts i denna dataskyddsbeskrivning. Då den digitala signaturtjänsten används kan personuppgifter överlåtas till Signom Oy, vars dataskyddsbeskrivning är tillgänglig påwww.signom.fi.
Uppgifter överförs i regel inte utanför Europeiska unionens medlemsländer eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, om det inte är nödvändigt för behandling av personuppgifter för syften som nämnts ovan eller för det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifterna, varmed kraven i personuppgiftslagstiftningen samt ramverket för dataskydd mellan EU och Förenta Staterna (EU-US Data Privacy Framework) följs vid överförandet av uppgifterna. Ifall personuppgifter överförs till länder där en tillräcklig dataskyddsnivå inte garanterats, grundar sig överföringen på ändamålsenliga skyddsåtgärder. Den registrerade kan begära tilläggsinformation om de ändamålsenliga skyddsåtgärderna genom att kontakta den dataskyddsansvarige som nämnts i punkt 4.
Kiinteistömaailma Oy lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till behandlingssyftet. Ifall personuppgifterna gäller ett uppdrag, lagras uppgifterna så länge det är nödvändigt med tanke på ansvarsfrågor i anslutning till uppdraget. Lagringstiden för en enskild uppgift fastställs i praktiken utgående från lämplig lagstiftning, myndighetsbestämmelse eller övriga anvisningar (t.ex. Anvisningar om god förmedlingspraxis). På grund av förpliktelse- och ansvarsfrågor i anslutning till ett uppdrag som grundar sig på god förmedlingspraxis och lagstiftning, lagras uppgifter och handlingar som gäller ett uppdrag i regel i tio (10) år efter att uppdraget upphört.
Angående övriga personuppgifter lagras uppgifterna under den tid den aktiva kundrelationen fortgår. Kiinteistömaailma Oy fastställer den aktiva kundrelationen t.ex. utgående från användningen av webbtjänster samt kontakter, och i regel anses kundrelationen upphöra ett år efter den sista kontakten med kunden. Icke-aktiva personuppgifter avlägsnas i samband med Kiinteistömaailma Oy:s regelbundna databaskörningar.
Databaser i anslutning till registret har skyddats mot externa dataintrång genom brandmurar, lösenord och andra tekniska metoder. Databaser och deras säkerhetskopior är placerade i låsta utrymmen.
Användarbefogenheter har begränsats till de personer som behöver få tillgång till registeruppgifterna för att genomföra behandlingssyften för registret eller för att i övrigt uträtta sina arbetsuppgifter.
Den registrerade har alltid rätt att få en bekräftelse från Kiinteistömaailma Oy över att personuppgifter som gäller denne behandlas eller att de inte behandlas. Om Kiinteistömaailma Oy behandlar personuppgifter, har den registrerade rätt att förutom de uppgifter som beskrivits i detta dokument även få en kopia av de personuppgifter som behandlas.
Om den registrerade begär flera kopior, kan Kiinteistömaailma Oy för dessa uppbära en rimlig avgift som grundar sig på administrativa kostnader. Om den registrerade begär en kopia elektroniskt, skickar Kiinteistömaailma Oy uppgifterna i ett allmänt vedertaget elektroniskt format, förutsatt att den registrerade inte begärt något annat.
Den registrerade har även rätt att begära att Kiinteistömaailma Oy korrigerar eller avlägsnar de personuppgifter som gäller denne eller begränsa behandlingen av personuppgifter eller att motsätta sig sådan behandling. Den registrerade har även alltid rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifter i direktmarknadsföringssyfte.
Samtliga begäranden som avses i denna punkt ska riktas till den dataskyddsansvarige som nämnts ovan.
Om Kiinteistömaailma Oy behandlar den registrerades personuppgifter utgående från samtycke, har den registrerade rätt att återkalla samtycket.
Den registrerade har alltid rätt att anföra klagomål över Kiinteistömaailma Oy:s behandling av personuppgifter hos den relevanta tillsynsmyndigheten. Tillsynsmyndigheten är dataombudsmannen, vars webbplats är tillgänglig på https://tietosuoja.fi/.
Angivandet av nödvändiga personuppgifter är en förutsättning för att använda Kiinteistömaailma Oy:s tjänster. Om den registrerade inte uppger Kiinteistömaailma Oy de personuppgifter som behövs till en enskild tjänst (t.ex. e-postadress för bevakad sökning), kan den registrerade inte använda tjänsten.
I vissa fall kan insamlingen av personuppgifter även basera sig direkt på lagen (t.ex. lagstiftningen om förhindrande av penningtvätt kan eventuellt förplikta Kiinteistömaailma Oy eller bobutiken till att samla in vissa uppgifter). Om den registrerade i ett sådant fall vägrar att ange uppgifterna, kan en sådan vägran även förhindra erbjudande av tjänster till den registrerade.
Uppgifter som gäller kundkontroll och andra personuppgifter kan enligt lag användas till att förhindra, avslöja eller utreda penningtvätt och finansiering av terrorism och till att till förundersökning eller brottsutredning föra penningtvätt, finansiering av terrorism och det brott genom vilket de tillgångar eller vinning av brott har erhållits som är föremål för penningtvätt eller finansiering av terrorism.