Tietosuojaseloste – Kiinteistömaailman asiakasrekisteri

1 Yleistä

Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjun toiminnassa. Seloste on myös henkilötietolain mukainen tietosuojaseloste Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisteristä. Lisäksi selosteessa esitetään EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietoja.

Tämä seloste koskee vain Kiinteistömaailma-ketjussa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Kiinteistömaailma Oy tai Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat asuntomyymälät luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Kiinteistömaailma Oy:llä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.

2 Miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjussa?

Kiinteistömaailma on valtakunnallinen kiinteistönvälitysketju, jossa työskentelee noin 700 asuntokaupan ammattilaista noin 100 asuntomyymälässä ympäri Suomen. Kiinteistömaailma Oy:n omistaa Danske Bank -konserni, asuntomyymälät ovat itsenäisten franchisingyrittäjien omistamia osakeyhtiöitä ja Kiinteistömaailma Oy vastaa ketjuohjauksesta.

  • Kiinteistömaailma-ketjun asiakkailla on aina asiakassuhde Kiinteistömaailma Oy:hyn, jolla on Kiinteistömaailma-ketjun asiakastietojen rekisterinpitäjänä päävastuu asiakastietojen käsittelystä.
  • Tämän lisäksi myös yksittäiset asuntomyymälät käsittelevät asiakastietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti esimerkiksi ketjun markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.
  • Yksittäisiä toimeksiantoja (esim. asunnon myyntitoimeksianto) koskevien asiakastietojen osalta asuntomyymälät ovat myös itsenäisiä rekisterinpitäjiä suoraan lain nojalla lain vaatimien vähimmäistietojen osalta. Teknisesti näitäkin asiakastietoja säilytetään yhteisissä Kiinteistömaailma-ketjun tietojärjestelmissä korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi.
  • Asiakastietoja luovutetaan säännönmukaisesti konsernin sisällä esimerkiksi Danske Bankille. Danske Bank käyttää tietoja muun muassa omien palveluidensa tarjoamiseksi.

Asiakastietojen käsittelystä ja velvollisuuksista Kiinteistömaailma Oy:n ja asuntomyymälöiden välillä on sovittu tarkemmin franchising-sopimuksissa.

Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten

  • Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000);
  • Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000);
  • Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001);
  • Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

3 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kiinteistömaailma Oy (y-tunnus: 0804835-9)
Aku Korhosen tie 8
00440 HELSINKI
Puhelin: 0400 822 001

4 Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Marina Salenius
c/o Kiinteistömaailma Oy
Puhelin: 040 738 1776
Sähköposti: marina.salenius@kiinteistomaailma.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja asiakkuuteen ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, mukaan lukien asiakasviestintä, jota voidaan toteuttaa myös sähköisesti, sekä rekisteröityjä koskevien profiilien luominen rekisteröidyn toimintojen, kiinnostuksen kohteiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen analysoinnin perusteella.

Henkilötietoja käsitellään myös Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden ohjaukseen.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yritysten, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden, markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset.

Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

6 Käsittelyn oikeusperusteet ja Kiinteistömaailma Oy:n oikeutetut edut

Kiinteistömaailma Oy:llä on oikeus käsitellä asiakkaita koskevia tietoja seuraavilla perusteilla:

Peruste
Esimerkki
Asiakkaan suostumus
Asiakas ilmoittaa haluavansa sähköistä suoramarkkinointia.
Sopimuksen täytäntöönpano
Sopimus liittyen Kiinteistömaailma Oy:n verkkopalveluiden tai muiden Kiinteistömaailma Oy:n tarjoamien palveluiden käyttöön.
Oikeutettu etu
Kiinteistömaailma Oy käsittelee usein asuntomyymälöiden keräämiä tietoja ns. oikeutetun edun perusteella varmistaakseen Kiinteistömaailma-ketjun yhdenmukaiset palvelut.

Kiinteistömaailma Oy:llä on myös oikeutettu etu käsitellä asiakastietoja silloin, kun rekisteröity antaa toimeksiannon Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvalle asuntomyymälälle, on osapuolena tai osallisena kaupassa, on tarjouksen tekijä tai muussa sopimuksessa joka liittyy asuntomyymälän hoitamaan toimeksiantoon tai hyödyntää Kiinteistömaailma Oy:n palveluita, kuten asettaa hakuvahdin Kiinteistömaailma Oy:n verkkopalvelussa.

Kiinteistömaailma Oy:n oikeutettuun etuun perustuu niin ikään asiakastietojen käsittely esimerkiksi petosten sekä Kiinteistömaailma Oy:n verkkopalveluiden väärinkäytösten ehkäisyn ja selvittämisen tarkoituksiin.

Kiinteistömaailma Oy:llä saattaa olla oikeus käsitellä asiakkaan tietoja useiden oikeusperusteiden perusteella.

7 Henkilötietoryhmät

Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekiste-röidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot

Rekisteröidyn asuntomyymälälle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten

  • toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
  • välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto koh-teen vapautumisesta)
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten sopijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot, esimerkiksi kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta

Muut asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymistiedot
  • Kiinteistömaailman sähköisiä palveluita koskevat rekisteröitymistiedot, kuten käyt-täjätunnus ja salasana tai muu tunnistamista koskeva tieto
  • Kiinteistömaailman palveluiden asiointi- ja käyttötiedot, mukaan lukien rekiste-röidyn palveluihin tuottama sisältö
  • rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn selaimen tai muun päätelaitteen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot, kuten etsittävän asunnon tai kiinteistön hinta-, sijainti- tms. toive tai kotikäyntiä koskeva pyyntö
  • reklamaatiot, palautteet sekä muu asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito, viestintä ja toimenpiteet, mukaan lukien puheluiden taltiot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot
  • suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

8 Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään muun muassa rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden toiminnan kautta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

9 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tiedot ovat Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden käytössä ketjun toiminnan järjestämiseksi. Lähtökohtaisesti asuntomyymälät käsittelevät Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Kiinteistömaailman asuntomyymälöiden tietosuojaselosteet ovat saatavilla täältä.

Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluville asuntomyymälöille muun muassa rekisteröidyn antaman toimeksiannon tai hänen pyytämän muun palvelun toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös muihin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa sekä rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereihin, kuten Danske Bank A/S, Suomen sivuliikkeelle. Danske Bank A/S, Suomen sivuliikkeen tietosuojaseloste on saatavilla täältä. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden sekä muiden rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat rekisterin käyttötarkoitusta.

Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP), jonka tietosuojaseloste on saatavilla täältä.

Kiinteistömaailma voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointi­rekistereihinsä asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Kiinteistömaailma Oy käyttää toiminnassaan palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), joille Kiinteistömaailma Oy siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Kiinteistömaailma Oy on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Kiinteistömaailma Oy on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty. Sähköistä allekirjoituspalvelua käytettäessä henkilötietoja voidaan luovuttaa Signom Oy:lle, jonka tietosuojaseloste on saatavilla täältä.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Rekisteröity voi pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun tietosuojavastaavaan.

10 Henkilötietojen säilytysajat

Kiinteistömaailma Oy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, niin tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kiinteistömaailma Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Kiinteistömaailma Oy:n säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

11 Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Kiinteistömaailma Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Kiinteistömaailma Oy voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Kiinteistömaailma Oy toimittaa tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Kiinteistömaailma Oy:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnön ovat osoitettava yllä mainitulle tietosuojavastaavalle.

13 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Kiinteistömaailma Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.

14 Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Kiinteistömaailma Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä.

15 Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Kiinteistömaailma Oy:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Kiinteistömaailma Oy:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja (esim. sähköpostiosoitetta hakuvahtiin), rekisteröity ei voi käyttää palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö saattaa velvoittaa Kiinteistömaailma Oy:tä tai asuntomyymälää keräämään tietyt tiedot). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, saattaa tällainen kieltäytyminen myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.

Tutustu asuntomyymälöidemme tietosuojaselosteisiin