Tietosuojaseloste – Asuntoporras Oy

1 Yleistä

Tässä selosteessa kuvataan, miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjun asuntomyymälässä ja yleisesti Kiinteistömaailma-ketjun toiminnassa. Seloste on myös EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämä informointidokumentti Asuntoporras Oy (jäljempänä "Asuntomyymälä") asiakasrekisteristä.

Tämä seloste koskee vain Kiinteistömaailma-ketjussa toteutettua henkilötietojen käsittelyä, ei sellaisten kolmansien osapuolten toteuttamaa tietojen käsittelyä, joille Kiinteistömaailma Oy tai Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat asuntomyymälät luovuttavat henkilötietoja liiketoimintansa yhteydessä. Kiinteistömaailma Oy:llä tai Asuntomyymälällä ei ole kontrollia tällaisten itsenäisten rekisterinpitäjien toimiin, ja siksi rekisteröityjä kehotetaan tutustumaan myös tällaisten kolmansien tahojen henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin. Lisätietoja näistä kolmansista osapuolista on annettu tässä selosteessa.

2 Miten asiakastietoja käsitellään Kiinteistömaailma-ketjussa?

Kiinteistömaailma on valtakunnallinen kiinteistönvälitysketju, jossa työskentelee noin 700 asuntokaupan ammattilaista noin 100 asuntomyymälässä ympäri Suomen. Kiinteistömaailma Oy:n omistaa Danske Bank -konserni, asuntomyymälät ovat itsenäisten franchisingyrittäjien omistamia osakeyhtiöitä ja Kiinteistömaailma Oy vastaa ketjuohjauksesta.

  • Kiinteistömaailma-ketjun asiakkailla on aina asiakassuhde Kiinteistömaailma Oy:hyn, jolla on Kiinteistömaailma-ketjun asiakastietojen rekisterinpitäjänä pää-vastuu asiakastietojen käsittelystä.
  • Tämän lisäksi myös yksittäiset asuntomyymälät käsittelevät asiakastietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti esimerkiksi ketjun markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.
  • Yksittäisiä toimeksiantoja (esim. asunnon myyntitoimeksianto) koskevien asiakastietojen osalta asuntomyymälät ovat myös itsenäisiä rekisterinpitäjiä suoraan lain nojalla lain vaatimien vähimmäistietojen osalta. Teknisesti näitäkin asiakastietoja säilytetään yhteisissä Kiinteistömaailma-ketjun tietojärjestelmissä korkeatasoisen tietoturvan varmistamiseksi.
  • Asiakastietoja luovutetaan säännönmukaisesti konsernin sisällä esimerkiksi Danske Bankille. Danske Bank käyttää tietoja muun muassa omien palveluidensa tarjoamiseksi.

Asiakastietojen käsittelystä ja velvollisuuksista Kiinteistömaailma Oy:n ja asuntomyymälöiden välillä on sovittu tarkemmin franchising-sopimuksissa.

Edellä mainittujen käytäntöjen lisäksi Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvat yritykset ovat aina velvollisia noudattamaan niitä koskevaa pakottavaa lainsäädäntöä, kuten

  • Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000);
  • Laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000);
  • Valtioneuvoston asetus asuntojen markkinoinnissa annettavista tiedoista (130/2001);
  • Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017).

3 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Asuntoporras Oy (y-tunnus: 2443474-3)
Porrassalmenkatu 27
50100 Mikkeli

4 Rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot

Marina Salenius c/o Kiinteistömaailma Oy
Osoite: Aku Korhosen tie 8, 00440 HELSINKI
Puhelin: 040 738 1776
Sähköposti: marina.salenius@kiinteistomaailma.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja yksittäisten toimeksiantojen (kuten asunnon myyntitoimeksianto) hoitamista varten.

Teknisesti Asuntomyymälän tiedot sijaitsevat Kiinteistömaailma-ketjun yhteisissä tietojärjestelmissä.

Muiden asiakastietojen osalta rekisterinpitäjänä toimii Kiinteistömaailma Oy. Kiinteistömaailma Oy:n käsittelee henkilötietoja asiakkuuden ja asiakkuuteen verrattavissa olevaan muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen ja hallinnointiin, kehittämiseen ja analysointiin, kuten asiakasviestintään.

  • Henkilötietoja käsitellään Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen, analysointiin, ja kehittämiseen, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden ohjaukseen.
  • Henkilötietoja voidaan käsitellä Kiinteistömaailma Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvien yritysten, kuten Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden, markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi ja mielipide- ja markkinatutkimukset. Suoramarkkinointia voidaan toteuttaa myös sähköisesti. Rekisteröitävälle tarjottavia tietosisältöjä, viestintää, palveluja tai etuja tai muuta markkinointiviestintää voidaan kohdentaa ja räätälöidä rekisteröityä kiinnostavaksi rekisteröidyn kiinnostuksen kohteiden tai toimintojen sekä niiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen perusteella luotujen profiilien perusteella.

Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteesta, joka on saatavilla täältä.

6 Käsittelyn oikeusperusteet

Asuntomyymälän käsittelyperusteet ovat Asuntomyymälää velvoittava lainsäädäntö. rekisteröidyn ja Asuntomyymälän välinen sopimus, sekä Asuntomyymälän oikeutettu etu (toimeksiannon hoitamiseen liittyvät välttämättömät toimenpiteet, kuten asuntonäyttöjen järjestäminen).

Asuntomyymälä on kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä annetun lain (2000/1075) nojalla velvollinen pitämään vastaanotetuista toimeksiannoista päiväkirjaa. Lisäksi ko. lain mukaan välitysliikkeen on säilytettävä toimeksiantopäiväkirja, toimeksiantosopimukset liitteineen, tarjousasiakirjat, esitteet ja muut toimeksiantoon liittyvät asiakirjat viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja Asuntomyymälän kyseisen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.

Asuntomyymälä on niin ikään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä anne-tun lain (444/2017) mukainen ilmoitusvelvollinen ja siten ko. lainsäädännön mukaisesti velvoitettu tuntemaan asiakkaansa. Alla tarkemmin kuvatuin osin Asuntomyymälä käsittelee henkilötietoja myös Asuntomyymälän rahanpesun ja terrorismin ehkäisemiseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja esimerkiksi suostumuksen tai ns. oikeutetun edun perusteella. Kiinteistömaailma Oy:n käsittelyn oikeusperusteet on esitetty tarkemmin Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteessa.

7 Henkilötietoryhmät ja muut kerättävät tiedot

Asuntomyymälän omassa rekisterissä käsitellään ns. toimeksiantopäiväkirjaan sisältyviä tietoja seuraavassa laajuudessa:

Perustiedot, kuten

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (kuten postiosoitteet, puhelin- ja faksinumerot, sähköpostiosoitteet)
  • henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • kansalaisuus
  • kieli
  • yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yh-teisössä koskevat tiedot

Rekisteröidyn Asuntomyymälälle antamaan toimeksiantoon ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten

  • toimeksiannon vastaanottopäivä sekä voimassaoloaika
  • toimeksiantosopimuksen sisältö ja ehdot, kuten välitettävän kohteen suunniteltua markkinointia ja myyntihintaa koskevat ehdot sekä välityspalkkiota koskevat ehdot
  • välitettävää kohdetta koskevat tiedot, kuten omistusta ja saantoa (esim. perintö) sekä mahdollista vuokralaista ja vuokrasuhdetta koskevat tiedot (esim. tieto kohteen vapautumisesta)
  • toimeksiannon antamisen yhteydessä annettavat muut tiedot, jotka ovat tarpeen toimeksiannon täyttämiseksi, kuten tieto siitä, kuinka kauan kohdetta on käytetty vakituisena asuntona ja onko kohdetta käytetty yhteisenä kotina rekisteröidyn aviopuolison tai rekisteröidyn parisuhteen osapuolen kanssa sekä mahdollista avioliiton tai rekisteröidyn parisuhteen purkautumisesta ja ositusta tai omaisuuden erottelua koskevat tiedot
  • toimeksiannon hoitamista koskevat tiedot, kuten asuntomyymälän järjestämät näytöt sekä vastaanottamat tarjoukset ja niiden sisältö (esim. osto- tai myyntitarjouksen tekijä sekä tarjouksen ehdot)
  • toimeksiannon mukaista kauppaa tai muuta sopimusta koskevat tiedot, kuten so-pijapuolten nimet, sopimuksen kohde, kauppahinta tai vuokran määrä, välityspalkkio ja muut sopimuksen ehdot
  • asuntomyymälöiden asiakasvaroja koskevat tiedot
  • rahanpesulain edellyttämät tiedot, kuten asiakkaan tuntemistiedot kuten kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistukseen merkityt tiedot, PEP-tiedot eli tiedot siitä, onko henkilö tai tämän perheenjäsen tai yhtiökumppani nyt tai aiemmin ollut poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö sekä tieto tosiasiallisesta edunsaajasta

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

Muut asiakkuuteen perustuvat tiedot, kuten suoramarkkinointiluvat ja Kiinteistömaailma-ketjun sähköisten palveluiden asiointitiedot, kerää Kiinteistömaailma Oy. Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n toteuttamasta henkilötietojen käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteessa.

8 Miten henkilötiedot kerätään ja miten tietojen ajantasaisuus varmistetaan

Henkilötietoja kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään ja kun rekisteröity käyttää Kiinteistömaailma-ketjun palveluita, jolloin henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisäksi henkilötietoja kerätään Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien muiden asuntomyymälöiden toiminnan kautta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Asuntomyymälän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin ja samaan taloudelliseen yhteyteen kuuluvien yhtiöiden muista rekiste-reistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

9 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Asuntomyymälän käsittelemiä henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Mikäli välitettävänä oleva kohde koskee arava- tai korkotukiasuntoa, rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan asunnon sijaintikunnalle.

Kiinteistömaailma Oy:n keräämät henkilötiedot ovat Kiinteistömaailma-ketjuun kuuluvien asuntomyymälöiden käytössä ketjun toiminnan järjestämiseksi. Lähtökohtaisesti asuntomyymälät käsittelevät Kiinteistömaailma Oy:n asiakasrekisterin tietoja Kiinteistömaailma Oy:n ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Tarkempi kuvaus Kiinteistömaailma Oy:n käsittelystä on esitetty Kiinteistömaailma Oy:n tietosuojaselosteesta.

Kiinteistömaailma Oy:n lisäksi Asuntomyymälä voi käyttää toiminnassaan myös muita palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), ja siirtää henkilötietoja näille tahoille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Asuntomyymälä on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät voivat liittyä esimerkiksi tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen. Asuntomyymälä on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Mikäli henkilötietoja siirretään sellaisiin valtioihin, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, perustuvat siirrot asianmukaisiin suojatoimiin. Voit pyytää lisätietoja näistä asianmukaisista suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön.

10 Henkilötietojen säilytysajat

Asuntomyymälä sekä Kiinteistömaailma Oy säilyttävät henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoitusten näkökulmasta. Mikäli henkilötiedot liittyvät toimeksiantoon, tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista toimeksiantoon liittyvien vastuukysymysten näkökulmasta. Yksittäisen tiedon säilytysaika määritetään käytännössä soveltuvan lain, viranomaismääräyksen taikka muun ohjeistuksen (esim. Ohje hyvästä välitystavasta) perusteella. Toimeksiantoon liittyvien, hyvään välitystapaan ja lainsäädäntöön perustuvien velvoite- ja vastuukysymysten vuoksi toimeksiantoon liittyviä tietoja ja asiakirjoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Muiden henkilötietojen osalta tietoja säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Kiinteistömaailma Oy määrittää aktiivisen asiakkuussuhteen esimerkiksi verkkopalveluiden käytön ja yhteydenpidon perusteella, ja pääsääntöisesti asiakassuhteen katsotaan päättyvän vuoden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta asiakkaan kanssa. Ei-aktiiviset henkilötiedot poistetaan Kiinteistömaailma Oy:n säännöllisten tietokanta-ajojen yhteydessä.

11 Rekisterin suojaus

Rekisteriin liittyvät tietokannat ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja ulkoisia tietomurtoja vastaan. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on aina oikeus saada Asuntomyymälältä sekä Kiinteistömaailma Oy:ltä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Jos Asuntomyymälä tai Kiinteistömaailma Oy käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tässä asiakirjassa kuvattujen tietojen lisäksi myös jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Asuntomyymälä ja Kiinteistömaailma Oy voivat periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Asuntomyymälä ja Kiinteistömaailma Oy toimittavat tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää Asuntomyymälältä ja Kiinteistömaailma Oy:ltä häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista, sekä oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös aina oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten.

Kaikki tässä kohdassa tarkoitetut pyynnöt ovat osoitettava yllä kohdassa 4 mainitulle yhteyshenkilölle.

13 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli Asuntomyymälä tai Kiinteistömaailma Oy käsittelee rekisteröidyn mitään henkilötietoja suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumus.

14 Valvontaviranomainen

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus Asuntomyymälän tai Kiinteistömaailma Oy:n suorittamasta henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka verkkosivuille pääset täältä: www.tietosuoja.fi.

15 Lakiin tai sopimukseen perustuvat vaatimukset

Tarvittavien henkilötietojen antaminen on edellytyksenä Asuntomyymälän ja Kiinteistömaailma Oy:n palveluiden käyttämiselle. Mikäli rekisteröity ei anna Asuntomyymälälle tai Kiinteistömaailma Oy:lle yksittäisessä palvelussa tarvittavia henkilötietoja, rekisteröidylle ei välttämättä voida tarjota rekisteröidyn haluamaa palvelua.

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen voi perustua myös suoraan lakiin (esimerkiksi rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö saattaa velvoittaa Asuntomyymälää keräämään tietyt tiedot). Mikäli rekisteröity tällaisissa tapauksissa kieltäytyy antamasta tietoja, niin tämä saattaa myös estää palveluiden tarjoamisen rekisteröidylle.